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Processo garante que informações sejam preservadas
15/4/2025 – Para assegurar que a digitalização de documentos seja feita de forma correta, a Coordenadoria de Gestão Documental (CGEDM) do Tribunal Superior do Trabalho elaborou um guia de orientação para as unidades de toda Justiça do Trabalho.
A digitalização permite que documentos convencionais sejam transformados em arquivos digitais, mantendo a fiel imagem do original. Para isso, é importante seguir os padrões regulamentados, evitando perda de informações, garantindo a integridade e assegurando a validade jurídica dos documentos.
Quer saber mais? Acesse o Guia de Digitalização de Documento de Arquivo.
Conversão de documentos físicos em digitais
No poder judiciário, esse processo é regulamentado pela Resolução do Conselho Nacional de Justiça 469/2022, que estabelece diretrizes para conversão de documentos físicos em digitais e sua correta gestão. As normas se aplicam a magistrados, servidores, unidades de gestão documental, tecnologia da informação e todas as equipes envolvidas na tramitação de documentos institucionais.
No Tribunal Superior do Trabalho (TST), por exemplo, a digitalização segue padrões definidos pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) e pelo CNJ.
Por que seguir os procedimentos corretamente?
Além de cumprir as normas, seguir os procedimentos corretamente traz benefícios como:
- Eficiência e economia: reduz retrabalho, otimiza tempo e recursos, e diminui custos com impressão e armazenamento.
- Otimização de espaço: evita acúmulo de documentos físicos.
- Acessibilidade: facilita o acesso a processos por pessoas com necessidades especiais.
- Segurança: previne perdas, roubos e deterioração de documentos.
- Preservação: garante a preservação de documentos com valor histórico.
(Cinthia Gomes/JS/AJ)
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